Sécurité des documents dans l'application Plug
Cet article est destiné aux personnes suivantes:
Assurances / Banquiers Courtiers / Distributeurs Vendeurs
Pour en savoir plus sur les rôles sur Plug, veuillez consulter cet article.
Cet article détaille la politique de sécurité des documents implémentée dans Particeep Plug et introduit deux types de documents utilisés dans le parcours de souscription : publics et privés.
Sommaire
- Introduction
- Types de documents et contrôle d'accès
- Accès aux documents par les distributeurs
- Sécurité des documents dans les emails
Introduction
En conformité avec les réglementations telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les directives de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), qui établissent des exigences strictes pour la gestion sécurisée des documents, nous avons introduit une nouvelle politique de sécurité des documents dans l'application Particeep Plug.
Ces nouvelles dispositions s'appliqueront aux souscriptions signées à partir du 01/07/2024.
Types de documents et contrôle d'accès
Plug propose désormais deux types de documents : les documents publics et les documents privés. Cette catégorisation permet une gestion plus efficace des informations sensibles.
Documents publics, tels que des présentations de produits, des conditions générales de vente, des informations légales, des politiques de gestion des cookies, et d'autres documents similaires, sont accessibles via une URL sans connexion à l'application. Ils ne contiennent pas de données personnelles et peuvent être consultés librement.
Documents privés : Ces documents, contenant des informations confidentielles, sont accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés. Les distributeurs peuvent accéder aux documents privés via le backoffice Plug, tandis que les souscripteurs les reçoivent via des liens sécurisés par e-mail.
| Type de Document | Accès |
|---|---|
| Éléments du design (CSS, logo, images du parcours) | Toujours Public |
| Documents à consulter (Conditions générales, Mentions Légales, Devis, etc.) | Public ou Privé selon configuration |
| Pièces justificatives téléchargées | Toujours Privé |
| Documents signés | Toujours Privé |
Accès aux documents par les distributeurs
Les documents sont disponibles sur la page de détails d'une souscription via le backoffice Plug. Une connexion au backoffice est requise pour accéder aux liens. Les droits d'accès de chaque utilisateur sont vérifiés avant tout téléchargement. En outre, les documents peuvent être déposés sur un serveur sécurisé ou envoyés par email.
Sécurité des documents dans les emails
Les documents publics sont accessibles via les emails sans configuration supplémentaire. Pour les documents privés, deux options sont disponibles :
- Accès pendant 14 jours : Les documents privés peuvent être téléchargés via un lien sécurisé inclus dans l'email. Ce lien a une durée de validité de 14 jours afin d'assurer la sécurité des informations.
- Pièces jointes pour les documents signés : Les documents signés sont envoyés en tant que pièces jointes. Si plusieurs documents sont signés avec le même code SMS, le souscripteur reçoit un dossier zip contenant tous les documents signés.